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El ERP que ayuda a mejorar el Control de la Empresa

En qué puede ayudar un ERP como Odoo a mejorar el Control de Gestión en una empresa pequeña.

El objetivo de un ERP es la integración de la información de las distintas áreas de la empresa para controlar los procesos y las actividades y proporcionar información de utilidad para realizar una eficiente toma de decisiones.

El ERP por lo tanto debe de reflejar a nivel de información todo lo relevante que pasa en la empresa. Hay que tener en cuenta que todo no es necesario registrarlo o medirlo para controlarlo, hay muchas situaciones en las que el coste del trabajo de control supera al ahorro o el beneficio que aporta esta función. Por ejemplo, en la mayoría de empresa es poco beneficioso controlar el tiempo que pasa cada empleado en el cuarto de baño, sin embargo sí que se suele controlar el tiempo que los empleados dedican a actividades de valor al producto o servicio como proyectos u horas de fabricación directas.

Cuando se implanta un ERP se suele generar un torrente de información en el sistema y tenemos la sensación de que “no tenemos el control” o que “no tenemos visibilidad sobre lo que pasa en la empresa”. Entonces entra en marcha la maquinaria de Control de Gestión para ir ajustando parámetros, configuraciones y puntos de control. El ERP empieza a tomar forma reflejando lo que ocurre en la empresa, la información comienza a fluir con normalidad y naturalidad. ¿Pero cómo nos aseguramos de que los procesos están funcionando o cómo nos creemos que la información del sistema es correcta?

¿Estamos conduciendo bajo una gruesa capa de niebla?

Herramienta de Control y Visibilidad con Odoo Valencia

A través de Odoo se pueden configurar niveles de alertas, relaciones y reportings de visibilidad.

Un reporting de visibilidad es un resumen de una actividad que nos permite tener visibilidad en el conjunto. Si viésemos la información en origen posiblemente no la entenderíamos o no sabríamos detectar algún problema o anomalía, sin embargo con este tipo de reporting nos resultad más fácil detectar las desviaciones. Es un sistema con el que ganamos visibilidad.

El reporting de visibilidad puede ir acompañado de relaciones para mejorar la visibilidad y dar más sentido a la información.

Una forma muy fiable de comprobar el correcto funcionamiento de los procesos es comparar la información desde varias fuentes diferentes, por ejemplo para el registro y resumen del IVA lo podemos obtener desde facturación o directamente desde apuntes contables, si las dos fuentes coinciden significa que a nivel de sistema la información está OK.

Y los niveles de alertas en los que normalmente se utilizan símbolos o colores para avisar de que está mal o que está fallando. Es lo que habitualmente se utiliza en cuadros de mando o en hojas de control.

 

Cuadros de Mando para Odoo Valencia

 

Otro tipo de control son herramientas específicas y comparativas de información sintetizada y preparada para el análisis como el sistema de Reporting INDAWS o la Cuenta de Resultados Analítica.

Por ejemplo la mayoría de empresas no utiliza la PyG o Cuenta de Pérdidas y Ganancias para funciones de control y análisis, se utiliza la información del balance de sumas y saldos para confeccionar Cuentas Analíticas de Resultados que nos faciliten el control, el análisis y la toma de decisiones.

 

Gráficos para Cuadros de Mando en Odoo Valencia

 

Un ERP sin visibilidad es una herramienta a medio gas y con muchas posibilidades por explotar y sacarle partido.

¿Necesitas un ERP con brújula, con visibilidad y control para tu Empresa?

 

Dani Granero

Dani Granero

(Consultor OpenERP y Control de Gestión)

www.indaws.es

www.odoo-valencia.com

Valencia – España

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